Ret afholdte feriedage via dataimport

I denne vejledning beskriver vi, hvordan du kan rette en medarbejders afholdte feriedage, såfremt der er registreret for mange afholdte feriedage.

Denne artikel er sidst opdateret: september-2023.

I denne vejledning tager vi udgangspunkt i et eksempel, hvor der er registreret for mange afholdte feriedage på en medarbejder.

Når du skal opdatere dine medarbejderes saldi via dataimport, skal du først downloade en skabelon.

Gå til Virksomhed - Opsætning - Dataimport.
Vælg 'Primobalancer / Saldokorrektioner'.
Vælg 'Hent skabelon'.

Klik 'Download' og vælg den dato, som du ønsker, at din rettelse skal gælde fra. Det er normalt den sidste dag i en måned eller i en lønperiode.

Udfyld skabelonen med dine rettelser

Skabelonen vil være udfyldt med alle dine aktive medarbejdere. For overskuelighedens skyld kan du vælge at frasortere dem, som du ikke skal rette på. Det er dog ikke nødvendigt, så længe der ikke står data i felterne ud for medarbejderne. Vær opmærksom på, at du ikke må slette kolonner, selvom de ikke skal bruges. Det er vigtigt, at skabelonen ikke ændres i formatet, da den så ikke kan indlæses.

Nedenstående felter skal udfyldes

Udfyld et felt, der definerer, hvilken medarbejder der skal have tilrettet saldi? For at systemet ved, hvilken medarbejder der skal rettes, er det vigtigt, at du sikrer, at det indtastede er unikt (fx ekstern ref. eller medarbejder-ID). Et CPR-nr. kan godt være tilknyttet to ansættelser, og så er det ikke længere unikt i Intect.
Dato for påvirket ferieperiode (kolonne G): Hvilket ferieår skal du rette?
- Sidste ferieår: Datoen skal ligge i det pågældende ferieår. Fx sidste dag i ferieåret (31-08-2022).
- Indeværende ferieår: Systemet vælger altid indeværende ferieår, hvis feltet efterlades blankt.
Afholdte feriedage (Kolonne Y)
- Indsæt antal afholdte feriedage, der skal rettes i feltet. Hvis du skal nedskrive feriedagene, indsættes værdien med negativt fortegn.
Feriegrundlag (Kolonne W)
- Indsæt værdien af de feriedage, som er indsat i kolonne X. Se evt. metode for beregning nedenfor. Værdien skal tillægges, og derfor skal beløbet være positivt.

Beregning af værdien af de afholdte feriedage

Når man laver en manuel korrektion af feriedage, skal man også manuelt tilrette værdien af ferien. Når man tilretter feriepengegrundlaget, beregner systemet selv feriepengene (altså de 12,5% af feriepengegrundlaget) og tilretter det.

Hvis man vælger kun at beregne og rette bruttoferiepengene, og dermed ikke retter feriepengegrundlaget, vil der ikke længere være sammenhæng mellem de to beløb. Dvs. at feriepengene ikke længere vil være 12,5% af feriepengegrundlaget. Rent systemmæssigt har det ikke nogen betydning, men det kan have en betydning for din bogføring.

Beregningsmetode

Værdien af én feriedag er 4,8% af feriepengegrundlaget for den periode, feriedagen blev registreret afholdt.

Eksempel:

Feriepengegrundlag: 25.000 kr.

Værdi af én feriedag: 4,8% af 25.000 kr. = 1.200 kr.

Rettelsen er for 2 dage: 1.200 kr. * 2 dage = 2.400 kr.

Feriepengegrundlaget skal dermed tilskrives med: (2.400 kr./12,5%) * 100 = 19.200 kr.

Bruttoferiepengene tilrettes automatisk, når feriepengegrundlaget er udfyldt (12,5%).

Du kan dermed udfylde din skabelon, som vist nedenfor:

Feriepengegrundlaget skal tilskrives, når de afholdte feriedage fratrækkes. Det skal det, fordi når man afholder ferie, nedskriver systemet automatisk feriepengegrundlaget med 4,8% pr. feriedag, og når man så trækker disse afholdte feriedage tilbage, skal feriepengegrundlaget opskrives igen. Hvis ikke man husker at opskrive feriepengegrundlaget, vil det betyde, at værdien af en feriedag vil være lavere end før. Det har først betydning, når medarbejderen fratræder, og feriepengene afregnes, da værdien derfor vil være lavere, end den bør være.

Upload din fil

Når du har udfyldt dit Excel-ark, kan du uploade importfilen i samme fane, hvor du downloadede skabelonen.

Gå til Virksomhed - Opsætning - Dataimport.
Vælg 'Primobalancer / Saldokorrektioner'.
Vælg 'Upload udfyldt fil'.

Klik 'Upload' og hent din gemte fil.
Klik på 'Importér'.

Når filen er uploadet, kan du se dine rettelser med det samme på medarbejderens lønseddel fra den dato, som du har valgt, at ændringen skal udføres. Du kan også hente rapporten Feriesaldi eller Saldohistorik.

Se også vejledningen 'Ret optjente feriedage'