I Intect har vi et tidsmodul, som kan opsættes individuelt, så det passer til præcis jeres behov. Der er mange forskellige opsætningsmuligheder, men i denne vejledning gennemgår vi et eksempel på hvordan man kan opsætte tidsarten 'Arbejde'.
Denne artikel er sidst opdateret: oktober - 2023.
Hvis du først gerne vil blive klogere på hvad tidsarter er og hvad de kan bruges til, kan du starte med at læse følgende vejledninger:
Opsæt Arbejde
Gå til Virksomhed-Opsætning-Løn- og tidsarter og vælg 'Tidsarter, overblik' (eller Tidsarter, enkeltvis, hvis du foretrækker denne visning).
Der er en række tidsarter, som systemet er født med. Det er fx tidsarten 'Arbejde'.
Tidsartskonfiguration
For at åbne tidsartskonfigurationen klikker du på tandhjulet yderst til venstre for tidsarten.
Eksempel 1 - Arbejde
Nedenfor er en helt simpel opsætning af tidsarten 'Arbejde'. Når tidsarten godkendes, dannes lønarten 'Løn' med de timer som er registreret enten i Intects app eller via en indlæsning fra et eksternt system.
Klik på 'Ny linje' og vælg den lønarten, 'Løn'.
Du kan vælge din egen tekst i feltet 'Beskrivelse'.
Det næste der skal opsættes er medarbejderens timesats, som kan hentes forskellige steder fra i systemet. Det gennemgår vi i næste afsnit.
Takst på tidsarten
Hvis der skal gælde den samme takst/timesats hver gang tidsarten godkendes, kan du indsætte denne takst i feltet 'Pr. enhed'.
Når tidsarten godkendes under 'Timer' eller i modulet 'Godkendelse' vil der ske det, at det antal timer, som der er indlæst eller registreret i Intects app, vil indsættes på Lønarten 'Løn' i feltet 'enheder' og taksten indsættes på samme lønart men i feltet 'pr. enhed'. Systemet beregner dermed lønnen og du kan lave en forhåndsvisning på lønsedlen.
'Brug dynamisk takst'
Hvis medarbejderne har individuelle satser, kan du i stedet bruge funktionen 'Dynamisk takst'. Når der er markering i feltet 'Brug dynamisk takst' bruger systemet den takst, som kommer ind med timeposten, via din indlæsning. Hvis der ikke kommer en takst ind via indlæsningen kigger systemet først på, om der er en takst på medarbejderens stamkort. Finder den heller ikke noget der, kigger den på om der er opsat en takst under anciennitet på skabelonen. Er der ingen opsætning der, går systemet videre og kigger efter en takst på selve skabelonen og til sidst under løndata på medarbejderen.
Hvis systemet ikke finder en takst nogen steder, så dannes der ikke nogen lønart på medarbejderen når tidsarten godkendes.
Afgrænsninger
Der er forskellige muligheder for at afgrænse hvornår en tidsart skal dannes på en medarbejder. Ved at klikke på 'Fuld' får du en fuld visning af opsætningsmulighederne.
Afgræns på ugedage
Det er fx muligt at afgrænse på hvilke ugedage tidsarten skal gælde for. Fx kan du fjerne, at den skal fungerer på Lørdag, Søndag og Helligdage og så vil der kun blive dannet løndata, hvis registreringen falder på en hverdag. Det kræver naturligvis at der indtastes eller indlæses en dato på tidsregistreringen.
Afgræns på tidspunkt
Der kan også indsættes tidspunkter for hvornår en tidsart skal gælde. Det kan fx bruges ved overarbejde. Fra kl. 18-06 skal medarbejderen have et tillæg på 100 kr. Det kræver naturligvis at der indtastes et klokkeslæt i tidsregistreringen før at denne funktion kan anvendes korrekt.
En tidsregistrering kan dermed se således ud.
Afgræns på hvem, tidsarten skal fungere på
Du kan afgrænse på:
- Afdeling
- Skabelon
- Medarbejder
Hvis du fx afgrænser på Skabelonen, så vil tidsartkonfigurationen kun fungere på de medarbejdere, der er tilknyttet denne skabelon.
Hvis du afgrænser til en specifik medarbejder, vil tidsartkonfigurationen kun fungere på denne ene medarbejder.
Tilføj flere lønarter til samme tidsart
Det er også en mulighed at indsætte flere lønarter under tidsartkonfigurationen. Det kan fx være at der er en medarbejder, der skal have et personligt tillæg, udover sin almindelige timeløn. Tilføj en ny linje - vælg lønarten 'Løn' og giv det en sigende beskrivelse. Afgræns dernæst på, at det kun skal gælde denne ene medarbejder.
Når tidsarten 'Arbejde' godkendes på Jane Doe, dannes to lønarter, som vist på billedet nedenfor:
Test din tidsart
Gå til Medarbejdere -Timer - og klik på '+Tilføj Ny Linje'. Vælg tidsarten din nye tidsart
Klik på 'Godkend perioden' og gå til fanen Løndata.
Som vi har gennemgået i denne vejledning, er der en masse forskellige konfigurationsmuligheder der kan bruges i tidsartopsætningen. Det er næsten kun fantasien, der sætter grænser. Vi anbefaler altid, at du foretager en test, når der er lavet nye tidsarter, så du er sikker på at opsætningen fungerer korrekt.
Du kan læse mere om tidsartsopsætning i nedenstående vejledninger. Intect har forskellige konfigurationsmuligheder, udover de ovenfor nævnte, så det er blot at prøve sig frem.
'Opsætning af tidsart - Ferie'
'Opsætning af tidsart - Sygdom'