I dette nummer af vores nyhedsbrev udforsker vi de varme emner på lønområdet, der fylder i denne kølige februar måned. Sæt dig godt til rette med en kop varm te eller kaffe og lad os sammen dykke nede i spændende emner, som bededagstillæg og Tin-nummer.
Agenda
- Systemopdatering februar 2024
- Bededagstillæg
- Tin-nummer
- e-Boks
- Bagatelgrænse på feriepenge
- Ny opførsel til tillæg
- Intects lønkalender
- Undgå fejl i lønstatistikken – tjek op på om du er tilmeldt
- Tips til lønsystemet - Fejlbeskeder fra Skat
Systemopdatering februar 2024
I februar har vi endnu en opdatering af Intect og vi forventer at opdateringen rulles ud i weekenden den 10. og 11. februar 2024. Vi arbejder lige nu på at få gennemtestet ændringerne til systemet og få skrevet release notes. Når de er klar kan du læse om den nye opdatering her - ''Intects nyeste opdatering'.
OBS! Vi holder webinar om de nye regler vedrørende tidsregistrering den 13. marts kl. 10. Hold øje med invitationen i vores supportunivers.
Bededagstillæg
I januar 2024 har vores supportteam haft ekstra travlt, især på grund af det nye bededagstillæg, som fastlønnede medarbejdere nu skal opspare. Der opstår løbende nye vurderinger i forhold til hvordan bededagstillægget skal beregnes og derfor må vi løbende evaluere vores løsning i systemet.
Vi har også fået flere henvendelser, der vedrører mindre differencer i beregningen af bededagstillægget. Årsagen til disse små afvigelser skyldes, at loven: ’Lov om konsekvenser ved afskaffelsen af store bededag som helligdag’ ikke giver klare retningslinjer for hvordan beregningsgrundlaget skal sammensættes. Det betyder, at beregningerne kan gå i ring og der vil aldrig findes et resultat. Når disse situationer opstår har vi sikret at beregningerne stopper et sted, hvor differencen er så lav som muligt.
Indtil der kommer klare retningslinjer for, hvordan bededagstillægget skal beregnes, er vi nødt til at acceptere en mindre difference i beregningen på bededagstillægget. Du kan regulere bededagsopsparingen enten via lønarten 'Regulering af bededagstillæg' eller ved at foretage en dataimport. Find mere information i vores vejledning 'Bededagstillæg'.
Fast og variable tillæg
I vores release i februar introducerer vi en ny opførsel til tillæg, så man kan definerer om det er et fast tillæg eller et variabelt tillæg. Læs mere om det i vejledningen 'Faste og variable tillæg'.
Bededagstillæg af personalegoder
I ’Lov om konsekvenser ved afskaffelsen af store bededag som hellligdag’ fremgår det ikke om hvorvidt personalegoder skal indgå i beregningsgrundlaget for bededagstillægget. Det overlades derfor til fortolkning. I ferielovens bestemmelser fremgår det, at en medarbejder, der ikke råder over sit personalegode under ferien, skal have feriepenge for dette personalegode.
Ud fra ovenstående betragtning har vi i Intect valgt, at beregningen af bededagstillægget følger ferielovens bestemmelser for personalegoder. Det vil sige, at hvis et personalegode er ferieberettiget medgår det i beregningsgrundlaget for bededagstillæg. Er et personalegode ikke ferieberettiget medgår det ikke i beregningsgrundlaget for bededagstillægget. Det afhænger derfor af den opførsel, der er sat på lønarten for personalegodet om hvorvidt det medgår i beregningsgrundlaget for bededagstillæg.
Se mere i vejledningen 'Bededagstillæg' om hvordan Intect beregner tillægget.
Tin-nummer
Fra januar 2024 er det obligatorisk at indberette et såkaldt TIN nummer, hvis man har medarbejdere, der bor i udlandet. Det er arbejdsgivers ansvar at indberette TIN nummer og adresse på medarbejderne og det er medarbejderens pligt at oplyse det.
I Intect understøtter vi indberetningen af TIN nummer fra februar 2024 med vores release, der ligger i weekenden den 10. og 11. februar. Under Medarbejder - Generelt kan du indsætte medarbejderens udenlandske adresse samt Tin nummer. Se mere i vejledningen 'Tin nummer' og læs vores release notes, der udgives på mandag, hvor evt. ændringer vil fremgå.
I forbindelse med implementeringen af Tin nummer skal der indsættes Land/Landekode på alle medarbejderne. I Intect sørger vi for at opdatere alle de medarbejdernes, hvor der ikke er indsat en landekode , så de står med landekoden DK. Der vil være medarbejdere, som vi systemteknisk ikke kan opdatere og hvis det er tilfældet, vil man få en fejlbesked på lønkørslen, som fortæller at der mangler landekode, på medarbejderen. Hvis man får beskeden på mange medarbejdere kan det være en fordel at indlæse landekoden via dataimport. Se vejledning: 'Dataimport'.
e-Boks
I vores seneste opdatering har vi introduceret en ny funktion der giver dig mulighed for at vælge, hvornår Intect sender medarbejdernes lønsedler til e-Boks. Tidligere blev lønsedler automatisk sendt umiddelbart efter lønkørslen var bogført. Da e-Boks har en behandlingstid på op til 48 timer, kan den nye løsning resultere i, at medarbejderne modtager lønnen, før de får deres lønseddel, hvis forsendelsesdatoen er den samme som dispositionsdatoen. Vi har nu valgt at standardværdien for forsendelse af lønsedler til e-Boks er 2 dage før dispositionsdatoen.
Du kan nemt ændrer dette under Virksomhed - Opsætning - Indstillinger ved at indsætte et negativt antal dage fra dispositionsdatoen. Se mere i vejledningen: 'Modtag lønsedler på e-Boks'.
Bagatelgrænse på ferie.
Den 7. december 2023 vedtog Folketinget en ny lov, som medfører mindre ændringer til ferieloven. Loven er gældende fra den 31. december 2023 og indeholder bl.a. en genindførelse af bagateludbetalingsreglen.
Loven medfører bl.a. ændringer af følgende regler:
- Automatisk udbetaling efter ferieafholdelsesperiodens udløb
- Udbetaling af mindre beløb ved fratrædelse
- Udbetaling af decimalferiedage
- Arbejdsgiveres årlige bekræftelse om tilgodehavende feriemidler udgår.
Læs flere detaljer i vejledningen 'Bagatelgrænse for udbetaling af feriepenge'. Der er ikke en automatisering i Intect i forhold til udbetaling af beløb, der ligger indenfor bagatelgrænsen. Udbetalingen af feriepengene skal derfor laves manuelt i systemet.
Vi vil gerne høre forslag fra jer hvis I har en idé til hvordan I kunne ønske jer at håndtere dette i Intect, så vi kan udvikle en god løsning. Skriv gerne til vores support på support@intect.io.
Ny opførsel til tillæg
I forbindelse med den kommende systemopdatering introducerer vi muligheden for at vælge, hvilke lønarter, der skal opføre sig som faste tillæg. Der vil derfor være nogle forskellige ting, som skal gennemgås i systemet for at sikre, at det er den korrekte lønart, der benyttes. Det er vigtigt i forhold til beregningen af bededagstillæg samt reduktion af feriepengegrundlag ved afholdelse af ferie.
Vi vil derfor opfordre til at du gennemgår følgende opsætninger:
- Alle lønarter du bruger til 'Tillæg', skal gennemgås og vurderes om de skal opføre sig som et fast tillæg eller et variabelt tillæg.
- Tidsartkonfiguration: Hvis I benytter Intects timeregistrering kan denne skulle opdateres, hvis der er ændret opførsel på lønarterne.
- Kontoplanen til din bogføring: Hvis du har ændret i ovenstående skal du sikre at din kontoplan er opdateret i forhold til ændringerne.
Et fast tillæg vil blive medregnet i beregningsgrundlaget for bededagstillægget. Derudover, er faste tillæg en del af den fast påregnelig løn og dermed en del af det grundlag, som reduceres, når medarbejderne afholder ferie eller reduceres i løn, for selvbetalte feriedage. Dertil, bliver anciennitetstillæg, et fast tillæg og det vil derfor også medgå i beregningsgrundlaget for den fast påregnelig løn. Det vil derfor være en ny måde som Intect foretager disse beregninger på.
Læs mere i vejledningen 'faste og variable tillæg' hvor vi beskriver nærmere hvordan du selv kan gennemgå om opsætningen i systemet er korrekt i forhold til jeres medarbejdere.
Intects lønkalender
Vi har lavet en lønkalender for året 2024, som viser hvilke datoer, der er frist for:
- Betaling af A-skat & Am-bidrag for både store virksomheder og små/mellemstore virksomheder (SMV).
- Betaling af feriepenge til Feriekonto
- Betaling af Samlet Betaling
- Betaling af ATP
Lønkalenderen kan evt. printes ud, hvis du ønsker at have den liggende på skrivebordet. Ved brug af lønkalenderen kan du sikre, at du ikke overser en frist for lønkørsel når der fx er banklukkedage, hvor der ikke kan ske nogen lønudbetaling. Den kan ligeledes bruges i de situationer, hvor der hæves et beløb på virksomhedens konto, som du ikke kan se hvad vedrører - her kan lønkalenderen være en hjælp til at spore sig ind på om det evt. kan være ATP, som afregnes kvartalsvis og derfor dækker flere perioder.
Du finder vores lønkalender i vejledningen 'Lønkalender 2024'.
Undgå fejl i lønstatistikken
Skal virksomheden indberette til lønstatistik og er du i tvivl om det er sat op korrekt, er det en god idé at få gennemgået jeres opsætning. En af de fejl vi ofte oplever er, at der ikke er valgt den korrekte modtager til statistikken. Der er to mulige statistikmodtagere: Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening. Under Virksomhed - Generelt kan du vælge hvilken statistikmodtager der skal modtage jeres statistik, samt om det både er kvartalsvis og årlig statistik, der skal indberettes eller kun den årlige statistik. Dernæst skal der opsættes statistikoplysninger på medarbejderne. Læs mere i vejledning 'Opsætning og indberetning til lønstatistik'.
I januar har vi indsendt årsstatistik for 2023 for de kunder som har tilmeldt sig automatisk indberetning af årsstatistik. Hvis I får en henvendelse fra statistikmodtageren om at der er fejl i statistikken, så er det en god idé at få rettet fejlen og evt. få sendt en ny fil. Der kan være flere årsager til fejl i statistikken og vi har derfor skrevet en vejledning til hvilke data du bør undersøge for at finde frem til fejlen. Læs mere i vejledningen 'Der er fejl i statistikindberetningen - hvad gør jeg?'.
Vi har også en helt generel vejledning til statistik som beskriver hvilke typer af lønstatistik, som vi kan indberette for jer, hvilke data, der indberettes samt fristerne for indberetning af lønstatistik. Alt dette finder du i vejledningen 'Indberetning til lønstatistik'.
Tips til lønsystemet - Fejlbeskeder fra Skat
Du er sikkert vant til at Intect viser en gul trekant på lønkørsler, hvis vi har en besked i forbindelse med lønkørslen, som vi mener du skal være opmærksom på og som du skal acceptere inden du bogfører lønnen. Du har muligvis også oplevet, at der har været en rød cirkel med et udråbstegn
, hvis der er en fejl på lønkørslen, som blokerer for, at den kan bogføres.
Hvis du får en af disse symboler på en bogført lønkørsel, så er det fordi din lønindberetning er fejlet i eIndkomst og beskeden er derfor en tilbagemelding fra Skat. Der kan være forskellige årsager til at Skat rapporter om fejl i indberetningen. Vi har samlet nogle af den mest almindelige fejlbeskeder i vejledningen 'Almindelige fejlbeskeder fra Skat'.
Hvis fejlen vedrører en enkelt medarbejder, så vil bekeden oplyse cpr.nr. på den medarbejder hvis indberetning er fejlet, samt en beskrivelse af fejlen. Afhængigt af hvad fejlen er, så kan man tilbageføre lønsedlen på den specifikke medarbejder - rette fejlen og fremføre lønsedlen igen, i en ny lønkørsel. Læs mere om hvordan du gør det i vejledningen 'Tilbagefør lønkørsel eller lønseddel'.
I nogle tilfælde er den bedste løsning at rette fejlen direkte i eIndkomst. Hvis du er i tvivl er du velkommen til at kontakte supporten på support@intect.io.