Release notes – Intect v8.00, juni 2024.
Introduktion til Intect lønkladder
Med denne release introduceres den første version af lønkladder i Intect. Dette betyder, at du fremover kan indtaste alle løndele for alle medarbejdere ét sted.
Lønkladder har fået sit eget faneblad, hvor du kan oprette så mange lønkladder, som du ønsker, samt gemme og redigere eksisterende lønkladder. Fanebladet indeholder også en summerings- og forhåndsvisningsfunktion, som kan aktiveres og deaktiveres efter behov.
Lønkladder fungerer således, at du kan indtaste løndata i kladden, og derefter vælge om indtastningen skal medtages i næste lønkørsel. Dette styres via lønkladdens status, som kan ændres til enten "kladde" eller "aktiv". Når kladdens status er "aktiv", vil al data i kladden blive medtaget i næste lønkørsel.
Denne funktion giver større fleksibilitet ved manuelle indtastninger, da du undgår at skulle skifte mellem medarbejdere.
I vejledningen 'Sådan bruger du funktionen lønkladder' kan du læse mere om, hvordan funktionen virker.
Intern ref.: GS-10744
Fritekstfelter
På både ansættelses- og skabelonsniveau er der nu tilføjet feltet "Variabler og noter". Dette nye felt giver dig mulighed for at tilføje og administrere noter, der er knyttet til de enkelte medarbejderes ansættelse - eller en gruppe af medarbejdere på skabelonsniveau.
Når du klikker på "Indstillinger" under "Variabler og noter", åbnes en pop-up, der giver dig mulighed for at tilføje nye noter ved at klikke på knappen "Tilføj ny note". Bemærk at hvis en note gemmes på skabelonsniveau, vil den automatisk påvirke alle medarbejdere tilknyttet skabelonen. Omvendt vil en note, der kun gemmes på den enkelte medarbejders ansættelse, kun have betydning for denne ene medarbejder på den specifikke ansættelse.
Læs mere om funktionen i vejledningen 'Variabler og noter'.
Intern ref.: GS-12836
Expense-modulet
Hvis du har medarbejdere, der skal rapportere kilometerpenge og udlæg, er vores nye Expense-modul måske noget for dig.
Intect Expense inkluderer vores Expense-app, som medarbejderne kan downloade til deres telefon. I app'en kan medarbejderne uploade deres udlæg ved at scanne kvitteringer og registrere kørsel via lokationstjenesten.
For at begynde at anvende Intect Expense skal modulet først aktiveres via fanebladet "Priser" . Når du aktiverer modulet, bliver du præsenteret for et onboarding-flow, hvor virksomheden oprettes, og du kan tilmelde de medarbejdere, der skal bruge Intect Expense. Medarbejderne vil derefter modtage en mail med loginoplysninger til app'en.
Det vil være nødvendigt at opsætte "godkendere" i app'en. Som udgangspunkt er det medarbejdere med administratorrettigheder i Intect, der kan opsætte godkendere og ændre i opsætningen i Intect Expense. Dette kan dog ændres efterfølgende om nødvendigt.
I Intect kan du til enhver tid ændre, hvilke medarbejdere der har adgang til Intect Expense via det nye "Intect Expense"-faneblad, hvor du kan finde en liste over aktive brugere.
I samme faneblad kan du via "kør nu"-funktionen hente alle godkendte udlæg og kørsler, så udbetalingerne medtages i den næste lønkørsel.
Som standard er der i Intect automatisk oprettet en række nye lønarter, der relaterer til de mest brugte udlægstyper. Desuden vil al kørsel registreret via Intect Expense app'en automatisk skelne mellem, om medarbejderen har kørt over eller under 20.000 km.
Når lønnen bogføres, oprettes de nødvendige bogføringsposter automatisk. Momskoder og billeddokumentation skal dog tilføjes manuelt i ERP-systemet. I denne release understøttes momskoder for E-conomic - flere ERP-systemer vil blive tilføjet i kommende releases. Desuden vil billeddokumentation for ERP-systemer, i overensstemmelse med den nye bogføringslov, blive understøttet snarest.
Vi anbefaler, at du læser vores vejledning til Intect Expense her.
Der er også en række vejledninger, som medarbejderne kan bruge. Dem finder du her
Intern ref.: GS-12898
Betaling af elevforsikringer og sundhedsforsikringer
Du har nu mulighed for at foretage direkte overførsler af betalinger af "elevforsikring" og "sundhedsforsikring" til pensionsselskabet ved hjælp af Mastercard payment service.
I den første version understøttes betalinger af elevforsikringer til Pension Danmark og Velliv samt sundhedsforsikringer til PFA Pension.
Betalingsfunktionen er en integreret del af det nye pensions- og betalingsframework, som kan konfigureres både på individuelle medarbejderes ansættelser og på skabelonsniveau for en gruppe af medarbejdere.
På ansættelsen eller skabelonen kan du tilføje en ny betalingsordning ved at klikke på "Tilføj ny ordning" og vælge typen "Elevforsikring" eller "Sundhedsforsikring". Når du har valgt typen, vil de underliggende felter automatisk tilpasse sig for at imødekomme betalingskravene. Det er særligt vigtigt for visse pensionsudbydere, at OK-koden udfyldes, da betalingen identificeres ud fra denne kode.
Du skal desuden huske at tilføje kontonumre til bogføring på de to nye lønarter, der relaterer til betalingen.
På lønsedlen vil der blive vist en saldo for ”elevforsikring”, hvilket er vigtigt for dokumentation over for fagforeninger og andre relevante parter.
Intern ref.: GS-12400 og GS-6309
Andre væsentlige ændringer
Løbende udbetaling af bededagstillæg
Fremadrettet har du mulighed for løbende at udbetale bededagstillæg til medarbejderne uden at tilføje en manuel lønpost under medarbejdernes løndata. Tidligere krævede løsningen, at medarbejderens løn var relativt fast, ellers ville der opstå afvigelser. Nu er dette automatiseret, så tillægget udbetales løbende ved at sætte hak i "Løbende udbetaling af bededagstillæg" enten på individuelle ansættelser eller på skabelonsniveau.
Intern ref.: GS-12635
Kopiering af virksomheder
Når du opretter en ny virksomhed i MC-modulet, har det været muligt at kopiere indstillinger og lønarter fra en anden virksomhed, så du ikke behøver at sætte alt op hver gang. Men du har ikke helt haft overblik over, hvad der faktisk kopieres.
Nu er det muligt at kopiere en nøjagtig kopi af en anden virksomhed, hvilket betyder, at alt der ikke er relateret til ansættelser, kan kopieres; bl.a. saldi, dimensioner, afdelinger, importdefinitioner og rettigheder.
Ønsker du kun at kopiere visse dele, kan du nemt vælge hvilke dele i listen, når man opretter sin virksomhed.
Intern ref.: GS-12655
Forbedring af rapportering af overtid og ATP-beregning
En del kunder har henvendt sig med ønske om, at medarbejdernes overarbejdstimer udløser ATP-beregning og inkluderes i rapporteringen af samlede arbejdstimer til e-indkomst.
Den tidligere logik medførte, at overarbejdstimer kun udløste ATP-beregningen og blev inkluderet i det samlede antal arbejdstimer, hvis lønarten til overarbejde var arvet fra lønarten "Løn" med opførsel ”Gage/grundløn”. Dette var ikke altid ønskværdigt, da overarbejdsudbetalinger nogle gange skulle udelukkes fra beregningsgrundlaget for pension, fritvalg osv.
Med denne opdatering vil du have mulighed for at ændre lønartens opførsel til ”Tillæg som indgår i grundlaget for ATP”, hvilket vil udløse ATP-beregning og inkludere det i rapporteringen af samlede arbejdstimer til e-indkomst.
Intern ref.: GS-12437
Forbedring af logik for personalegoder
Fremadrettet vil systemet følge skattemyndighedernes retningslinjer, hvor medarbejdere beskattes for det fulde beløb af personalegoder, selvom de bliver ansat eller fratræder midt i en lønperiode.
Dette betyder, at personalegoder ikke længere vil være underlagt den sædvanlige datohåndtering, der anvendes til andre løndele, hvor der normalt beregnes en forholdsmæssig beløb, hvis medarbejderen ansættes eller fratræder midt i en lønperiode.
Intern ref.: GS-12630
Valg af felter til rapporter
Som et skridt i at gøre vores standardrapporter mere fleksible, kan du i en ny dropdown vælge, hvilke felter der skal være med i bogføringsrapporten. Bl.a. kan du vælge, om du vil vise lønartens navn eller kontoens navn (forudsat at man har importeret disse), men også lønartens ID og ekstern reference.
Intern ref.: GS-12188
Understøttelse af flere bankformater
Med denne release udvider vi antallet af understøttede bankformater til at inkludere BEC og SDC. Du skal blot angive, hvilken bank du bruger under Virksomhed > Generelt > Indstillinger > Bank. Så vil det relevante format automatisk blive valgt for dig, når du danner en bank-fil under ”Betalinger” i rapportmodulet.
Der vil løbende blive tilføjet flere bankformater, så hold øje med release notes og nyhedsbrevet for at få de nyeste opdateringer.
Du kan se en liste over, hvilke banker vi understøtter her.
Intern ref.: GS-12842
Vigtig ændring omkring fritvalgspension (release d. 18. juni 2024)
I den nuværende opsætning bliver værdien af fritvalg til pension behandlet, rapporteret til e-indkomst og bogført som virksomhedspension. Fremadrettet vil værdien af fritvalg til pension blive behandlet, rapporteret og bogført som medarbejderpension.
Det betyder, at værdien af fritvalgspension, som tidligere blev indberettet i felt 148 hos e-indkomst, fremover vil blive indberettet i felt 147. Med hensyn til bogføring af fritvalgspension kan du opsætte konteringen på de to nye systemlønarter "Pensionsbetaling fritvalg, medarbejderandel" og "Pensionsudgift fritvalg, medarbejderandel"
Intern ref.: GS-10220
Det med småt
- Der er opdateret nye satser for DA-barsel per 1. juli 2024 (GS-13068)
- Der er tilføjet felter til momskoder på lønarterne. Bemærk, at disse koder endnu ikke overføres til ERP-systemer, bortset fra E-conomics (GS-12848)
- I Multicompany modulet under Virksomheder har vi flyttet 'pil-tasten', hvor man skifter mellem virksomhederne, så den ligger til venstre for virksomheds ID. Den er nu lettere tilgængelig.