Denne artikel guider dig gennem en hurtig og effektiv opsætning af dit HR-system, så du kan komme godt i gang. Med denne trin-for-trin vejledning får du en solid grundstruktur på plads, der kan tilpasses efter dine behov. Artiklen er designet til at minimere tidsforbruget og sikre en smidig implementering.
Intect HR er i øjeblikket under udvikling.
De oplysninger, der præsenteres i denne artikel, er vejledende og kan afvige fra den endelige version af produktet.
Intect forbeholder sig retten til at opdatere eller justere produktet uden forudgående varsel.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
1. RENSE MASTERDATA
Intect trækker jeres medarbejderes stamdata ud fra Intect payroll.
Derfor skal disse data være renset inden vi kan påbegynde en implementering
Disse data trækkes ud i en CSV fil som konverteres til en excel-fil.
Excel-filen består af cirka 37 kolonner hvor langt de fleste kolonner indeholder data. Men der er kolonner der påkræver en manuel verificering.
Det er kolonner som blandt andet omhandler:
-Er medarbejderen leder? (ja/nej)
-Hvordan får medarbejderen løn (måned/time)
Grundreglen er, jo mere data der er i indlæsningsfilen, jo mindre data skal vi håndtere manuelt når først data er indlæst.
Opgave:
- Ajourføre data i Intect Payroll
- Giv besked til Intect.
Tip: Eksporter medarbejderdata i Excel, ret data i Excel, indlæs data til Intect Payroll.
Læs mere i denne supportartikel: Import af medarbejdere
2. ORGANISATIONSSTRUKTUR – JOB KATALOG
Vi skal sammen opsætte organisationsstrukturen.
-Hvem er leder for hvem?
-Hvem arbejder hvor?
-Hvem er leder for hvad?
Denne opsætning hænger lidt sammen med jobkataloget.
Måske har I allerede nogle rollebeskrivelser vi kan konvertere til et format der passer.
Opsætningen kan variere, hvordan I eventuelt ønsker bruge jobkataloget.
Opgave:
- Tilføj leder til afdeling
Gå til > Forretningsorganisation > Ledere > Tilføj leder til afdeling
Kan du ikke finde medarbejderen i søgningen:
Gå til medarbejderens profil > Stilling > Korrigering af stilling > Sæt flueben i "Er leder" > Tryk "Gem".
Gå tilbage til > Forretningsorganisation > Ledere > Tilføj leder til afdeling > Tryk "Gem".
På den måde bliver personen by default leder til alle medarbejdere i afdelingen.
Hvis en enkelt medarbejder er i afdelingen men ikke har den leder, men en anden:
Gå til medarbejderens profil > Stilling > Korrigering af stilling > Ret leder > Tryk "Gem".
Kan du ikke finde medarbejderen i dropdown-listen:
Gå til medarbejderens profil > Stilling > Korrigering af stilling > Sæt flueben i "Er leder" > Tryk "Gem".
Eksempel på Organisationsdiagram:
Eksempel på stilling/rollebeskrivelse:
3. MEDARBEJDERPROFIL
Medarbejderen får sin helt egen profil i HR-systemet, hvor alt det vigtigste er samlet ét sted.
Her kan man særligt se resultatet arbejdet der er gjort med at rense stamdata.
Opgave:
- Er medarbejderen i korrekt afdeling?
- Har medarbejderen korrekt leder?
- Er medarbejderens stillingsdata korrekt?
- Er medarbejderens ansættelsesdata korrekt?
Korrigering af data:
- Afdeling: Gå til > Stilling > Korrigering af stilling > Ret data > Tryk på "Gem".
- Leder: Gå til > Stilling > Korrigering af stilling > Ret data > Tryk på "Gem".
- Stillingsdata: Gå til > Stilling > Korrigering af stilling > Ret data > Tryk på "Gem".
- Ansættelsesdata: Gå til > Stilling > Korrigering af ansættelse > Ret data > Tryk på "Gem".
Eksempel på medarbejderprofil:
4. DIALOGVÆRKTØJET HERUNDER TJEKLISTER
Intect HR leveres med nogle standard-skabeloner som I enten kan slette eller rette i.
Det er også muligt at oprette jeres egne.
Kig mere i sektionen: Tjekliste- og Dialogværktøj
Eksempel på dialogværktøjets historik på medarbejder:
Eksempel på tjekliste:
5. FILARKIV
Upload ansættelseskontrakter, bonusaftaler og andre vigtige dokumenter direkte på medarbejderens profil, så både du og medarbejderen nemt kan bevare overblikket.
På samme vis kan I uploade dokumenter alle medarbejdere skal have adgang til.
Det kan f.eks være en medarbejderhåndbog.
Opgave:
- Upload medarbejderdokumenter
- Upload dokumenter til virksomhedens filarkiv, f. eks en medarbejderhåndbog.
Eksempel på medarbejderens filarkiv:
Eksempel på virksomhedens filarkiv:
6. KONTRAKT-VÆRKTØJ
Hvis I ønsker at bruge vores kontraktsigneringsværktøj skal vi have en snak om hvordan jeres kontrakter ser ud i dag.
Kantrakterne skal tilpasses formatet i Intect HR, og data der skal hentes fra HR-systemet skal erstattes med replace-tags.
Kig mere i sektionen: Kontrakt-værktøj
Eksempel på kladde af kontrakt med replacetags:
Eksempel på hvad medarbejderen modtager:
7. GENNEMGANG AF RAPPORTER
Vi har en hurtig gennemgang af hvilke rapporter I kan trække ud.
Hvis I har nogle konkrete rapporter, I gerne vil trække ud.
Så kontakt os, så kigger vi ind i det.
Kig mere i sektionen: Kontrakter i Intect HR