Når en medarbejder skifter stilling internt i virksomheden, er det vigtigt at registrere ændringen korrekt i HR-systemet. Dette sikrer, at medarbejderens oplysninger, kontraktvilkår og systemadgange er opdaterede.

I denne artikel vil du lære, hvordan du trin for trin registrerer et jobskifte, herunder opdatering af stillingsbetegnelse og kontraktændringer.

Artiklen er målrettet HR-administratorer og personaleansvarlige, der håndterer ansættelsesændringer i HR-systemet.

 

Hvad du vil lære i denne artikel:

• Foretage et jobskifte i Intect HR
• Kort fortalt om signeringsprocessen ifbm. en jobændring. 

 

Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet. 

Sådan kontakter du Intect Support

 

____________________________________________________________________________________________

 

1. Log ind som HR-administrator

1. Gå til HR-systemets login-side.

2. Indtast din e-mailadresse og adgangskode.

3. Klik på Log ind.

 

 

2. Find medarbejder

• Klik på dit eget navn for at åbne medarbejderlisten. 
• Eller søg medarbejderen frem øverst i billedet

 

3. Opret brugerkonto

I medarbejderens profil skal du navigere til fanen eller sektionen kaldet "Ansættelsesforhold" eller "Stilling" - afhængigt af hvad du vil ændre. 

Du kan også vælge genvejen "Jobændring" i toppen af medarbejderens profil. 

 

4. Job-ændring proces - start billede

Hvis du skal vurdere, om du skal ændre et ansættelsesforhold eller en stilling, kan du tænke på det sådan her:

Ansættelsesforhold	Ændring af ansættelsesforhold – Handler om de grundlæggende vilkår i ansættelsen, som f.eks: Ændring i arbejdstid (fra deltid til fuldtid eller omvendt) Skift fra tidsbegrænset til fastansættelse Ændring i kontraktlige forhold, f.eks fra funktionæransættelse til overenskomstansættelse Opsigelse eller genansættelse
Stilling	Ændring af stilling – Handler om medarbejderens funktion i virksomheden, f.eks Ny titel eller arbejdsopgaver Ændring i ansvar eller beføjelser (f.eks fra specialist til leder) Flytning til en anden afdeling eller team Op- eller nedgradering af rolle uden at ændre ansættelsesvilkår
Gage	Ændring af stilling - Handler om den økonomiske godtgørelse, som en medarbejder modtager for sit arbejde, f.eks  Fast gage – en fastsat månedlig eller årlig løn uafhængigt af arbejdstimer. Variabel gage – fx bonus, provision eller honorar baseret på præstation. Timelønnet gage – betaling pr. arbejdstime i stedet for en fast månedsløn.

 

Herunder kan du se hvilke oplysninger du kan ændrer under hhv. ansættelsesforhold og stilling: 

(Klik for at gøre større) 

 

4.1 med eller uden historik? 

For at påbegynde jobændring-processen skal du tage stilling til om der skal ændres med eller uden historik, eller om der skal oprettes en ny. 

Som hovedregel sker en jobændring med historik. 

 

I eksemplet her, vælger vi at ændre både i ansættelsesforhold, stilling og gage. 

Vælg "Start" når du er klar. 

 

 

5. Ændringer i ansættelsesforhold: 

Foretag de ændringer i ansættelsesforholdet du har brug for. 

Vælg "Gem" og derefter "Fortsæt". 

 

6. Ændringer i stilling 

Foretag de ændringer i stillingen du har brug for. 

Vælg "Gem" og derefter "Fortsæt". 

 

 

7. Ændringer i Gage 

Foretag de ændringer i gage du har brug for. 

Vælg "Gem" og derefter "Fortsæt". 

 

8. Bekræft ændringer 

Bekræft de ændringer du har foretaget. 

 

 

9. Godkendelsesproces 

HR og leder godkender. 

HR kan godkende for leder. 

 

 

10. Underskriv kontrakt/tillæg til kontrakt

Her kan du påbegynde en signeringsproces: 

1. Ny kontrakt: Vælg mellem de kontrakter du har uploaded og som er aktive under medarbejder-modulet. 
2. Ingen aftale: Afslutter processen, og du vil få mulighed for at gå til medarbejderens profil og uploade kontrakt/tillæg eksternt underskrevet i medarbejderens filarkiv. 

 

Her i eksemplet har jeg valgt "Ny kontrakt".

Hvis du har valgt at bruge replacetagget {{Employee.ContractTerms}}

Kan du i tekstfeltet "Kontraktbetingelser" beskrive den tekst der skal stå i stedet for replacetagget, det kunne f. eks være: 

● Stillingsbetegnelse og arbejdsopgaver: Medarbejderen vil fra [dato] have stillingsbetegnelsen [ny titel], og vil fremover varetage følgende arbejdsopgaver: [kort beskrivelse af nye opgaver].   ● Arbejdstid: [Hvis relevant, beskriv ændringer i arbejdstid, f.eks. ny ugentlig arbejdstid eller skiftende arbejdstider].   ● Andre forhold: [Eventuelle andre ændringer som hjemmearbejde, arbejdssted, bonusordning eller lignende].

Du kan se et eksempel på hvordan kontrakten ser ud ved at trykke på luppen i højre side.

Når du har valgt kontrakt, tryk på "Gem" og derefter "Fortsæt". 

 

Herefter kan du tilføje parter mv. 

Når du er færdig skal du trykke "Gem" og "Påbegynd en digital underskrift". 

Følg signeringsprocessen som beskret i denne artikel: [indsæt link] 

 

 

 

 

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Hvornår skal jobskiftet registreres?
Så snart jobskiftet er bekræftet og inden den første arbejdsdag i den nye stilling.

 

Hvad hvis en medarbejder har flere jobskifter i træk?
A: Hvert jobskifte skal registreres individuelt med korrekte start- og slutdatoer.