Tjeklister og dialogskabeloner er essentielle funktioner i HR-systemet, der sikrer en struktureret tilgang til onboarding, offboarding og medarbejdersamtaler. Tjeklister giver et overblik over opgaver, der skal udføres, mens dialogskabeloner hjælper med at standardisere og forbedre kvaliteten af samtaler mellem ledere og medarbejdere.

Hvad du vil lære i denne artikel:

Hvordan du opretter en tjekliste i HR-systemet, f.eks. en onboarding-tjekliste.
Hvordan du opretter dialogskabeloner, der kan bruges til medarbejdersamtale

Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for at skabe, redigere og vedligeholde skabeloner og tjeklister. Artiklen indeholder trin-for-trin-vejledning og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven nemt og effektivt.

Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.

Sådan kontakter du Intect Support

Bemærk! at oversættelser i dette modul vil blive opdateret, billeder kan derfor i en periode variere fra systemet. Artiklen opdateres løbende og så hurtigt som muligt !

_____________________________________________________________________________________________

Log ind i HR-systemet:

- Log ind på HR-systemet med dine administratoroplysninger.
- Gå til "Indstillinger" eller "Administration" fra startsiden ved at klikke på tandhjulet øvertst til højre, ved siden af dit navn.

Navigér til Tjeklister og dialogskabeloner:

- Vælg "Tjeklister og dialogskabeloner" under Administrations modulet

Tjeklister og dialogskabeloner værktøjet:

På denne side finder du en oversigt over kategorierne i venstre side.

I midten vises alle tjeklister og dialogskabeloner, der er tilgængelige i Intect HR.

Øverst på siden har du mulighed for at oprette en ny skabelon, tjekliste eller kategori.

1. Opret en ny

Opret en ny kategori:

Opret en ny kategori
Udfyld information

Opret en ny dialog/tjeklisteskabelon:

Klik på knappen "Opret ny".
Indtast et navn, f.eks. "Referat fra møde".
Vælg kategori
Vælg virksomhed
Tilføj en beskrivelse

Anden sektion er synlig for slutbrugeren

Indtast en titel f.eks. "Referat fra møde" eller "Velkommen til MakeIT!"
Skriv en velkomsthilsen eller en beskrivelse som slutbrugeren skal læse som det første når de åbner tjeklisten/dialogen.

I sidste sektion

Skal du sætte flueben i den proces din skabelon/tjekliste skal være aktiv i.

Tjeklister	Beskrivelse
Medarbejder onboarding	Medarbejderens tjekliste ved onboarding
Onboarding tjekliste	Lederens tjekliste ved onboarding
Medarbejder Exit	Medarbejderens tjekliste ved offboarding
Offboarding tjekliste	Lederens tjekliste ved offboarding

Dialog

Beskrivelse

Medarbejderdialog

Skabelon der er i aktiv i Dialogværktøjet.

Denne skabelon kan f.eks. være en MUS eller en 1:1 samtale.

Husk at klikke "Gem", når du er færdig med at indtaste oplysningerne.

2. Tilføj spørgegrupper

Klik på "Spørgegrupper"
Se spørgegrupper som en slags inddeling af skabelonen/tjeklisten med overskrifter, f.eks.:
- Tjekliste: Generelt - Den første uge - Den første måned - De første 3 måneder
- Dialog: Generelt - Agenda - Notater fra samtalen - Beslutninger og aftaler - Opfølgning - Kommentarer fra medarbejderen
Klik på "Ny spørgegruppe".

Indtast titel på spørgegruppen, f.eks. "Generelt".
Vælg i hvilken rækkefølge gruppen skal vises, skal det være den første indtastes 1.
Du kan indsætte en kort beskrivelse af gruppen - bemærk: Beskrivelsen er ikke synlig for slutbrugeren.
Afslut ved at klikke "Gem".

3. Tilføj spørgsmål

Klik på "Spørgsmål".
Se spørgsmålene som elementerne af tjeklisten eller spørgsmålene/punkterne i dialogskabelonen f.eks.:
- Tjekliste: Ankomst - IT og Teknologi - Oplæring - Mål og forventninger - Opfølgningsmøde
- Dialog: Trivsel og arbejdsopgaver - Evaluering af tidligere møde - Udviklingsønsker - Til næste gang
Klik på "Ny spørgegruppe".

Indtast titel på spørgsmålet, f.eks. "Trivsel og arbejdsopgaver".
Vælg i hvilken Spørgegruppe spørgsmålet skal vises.
I beskrivelse skriver du teksten der skal være synlig for slutbrugeren.
Vælg type af spørgsmål
- Se eventuelt denne artikel hvor typen er beskrevet: [indsæt link]
- Angiv, om det er tekstsvar, multiple choice eller en vurderingsskala.

Væg hvilken rækkefølge spørgsmålet kan komme i, under spørgegruppen, skal det være den første skal du taste 1.
Vælg om spørgsmålet er obligatorisk

Afslut ved at klikke "Gem".

4. Forhåndsvisning

Inden du publicerer skabelonen, anbefaler vi at du bruger funktionen: Forhåndsvisning.
Denne funktion bruger du ved at klikke på luppen.

I eksemplet her er der brugt:

Titel: Referat fra møde
- Beskrivelse til titel
Spørgegruppe: Generelt
- Spørgsmål: Spørgsmål 1
- Beskrivelse til Spørgsmål 1
Type: Tekstfelt

5. Gem og publicér

Godkend at du har tilføjet de informationer i de forskellige dele af skabelonen (basisoplysninger, spørgegrupper, spørgsmål) der er brug for at gøre skabelonen anvendelig.
Godkend at alt ser rigtigt ud i forhåndsvisningen.
Når du er klar, klikker du "Publicér" i højre side af vinduet.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

Kan jeg genbruge en tjekliste?

Ja, du kan kopiere en eksisterende tjekliste og tilpasse den til en ny proces.

Kan jeg tilpasse dialogskabeloner til forskellige afdelinger?

Nej, du kan ikke oprette forskellige versioner af dialogskabeloner for specifikke afdelinger eller teams.

Hvordan sikrer jeg, at tjeklister og dialogskabeloner er opdaterede?

Planlæg regelmæssige gennemgange og opdateringer af dine tjeklister og skabeloner for at sikre, at de matcher nuværende processer og mål.