Kontraktsigneringsværktøjet gør det nemt at sende, modtage og administrere digitale underskrifter på dokumenter.
Men for at kunne anvende værktøjet skal der laves en kontraktskabelon.
For at gøre processen endnu mere effektiv, kan du anvende replacetags til at indsætte dynamiske felter i dine kontrakter.
Denne guide viser dig, hvordan du bruger værktøjet og tilpasser dine dokumenter med replacetags.
Hvad du vil lære i denne artikel:
- Hvordan du formulerer sætninger for korrekt brug af replacetags.
- Hvordan du indsætter replacetags.
- Hordan du upoader en kontrakt til kontraktsigneringsvæktøjet
Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for at opdatere og vedligeholde kontrakter i Intect HR. Den indeholder trin-for-trin-vejledning og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven nemt og effektivt.
Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.
Sådan kontakter du Intect Support
_____________________________________________________________________________________________
1. Formulering af sætninger for korrekt brug af replacetags
Når du arbejder med replacetags er det vigtigt at formulere sætninger korrekt.
Dette sikrer, at de data, som hentes fra HR-systemet, anvendes præcist og uden misforståelser.
Da replacetags trækker specifikke oplysninger fra systemet (som fornavn, stilling, eller startdato), skal sætninger være klare og konsistente.
Replacetags kræver, at sætninger er lukkede og specifikke for at fungere korrekt, da de ikke kan tilpasses eller fortolkes.
Generelle retningslinjer:
- Undgå fritekstfelter: Husk, at replacetags ikke kan udfylde brugerdefineret tekst. De indsætter kun den data, der er knyttet til feltet i HR-systemet.
- Brug replacetags til præcise oplysninger: Formulér sætninger, så replacetags udfylder det ønskede felt uden behov for yderligere tilpasning.
Eksempler:
I dette afsnit er alle gule markeringer eksempler på muligheder og alle sætninger er åbent formuleret:
|
Medarbejderen ansættes med virkning fra den [dato] i stillingen som [titel]. [Som bilag X er vedlagt en jobbeskrivelse].
Arbejdsstedet er på virksomhedens adresse [og/eller anden adresse]. [En vis rejseaktivitet i ind- og udland må forventes].
Ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel den: [slutdato for ansættelse]. |
For at bryde afsnittet ned, og forsøge at komme med et korrekt eksempel, se nedenstående tabel:
| Korrekt formuleret afsnit (med tags) | Forkert formuleret afsnit | |
| Ansættelsesdato | Medarbejderen ansættes med virkning pr. {{Position.StartDate}} som {{Employee.Role}} | Medarbejderen ansættes med virkning fra den [dato] i stillingen som [titel]. |
| Stillingsbeskrivelse | Medarbejderens primære arbejds- og ansvarsområde er {{Employee.Accountabilities}} |
[Som bilag X er vedlagt en jobbeskrivelse]. |
| Anciennitet | Medarbejders anciennitet tager udgangspunkt fra {{Employee.FirstEmploymentDate}} | [Som følge af tidligere ansættelse i virksomheden beregnes medarbejderens anciennitet fra [dato]. |
|
Arbejdssted |
Arbejdsstedet er primært {{Employee.LocationVisitingStreetAddress}}{{Employee.LocationVisitingPostalCode}} {{Employee.LocationVisitingPostalArea}} |
Arbejdsstedet er på virksomhedens adresse [og/eller anden adresse]. |
|
Tidsbegrænset |
Ansættelsesforholdet ophører uden opsigelse den {{Employee.EmploymentEndDate}}
|
Indsæt for tidsbegrænset ansatte Ansættelsesforholdet ophører uden yderligere varsel den: [slutdato for ansættelse]. |
2. Indsæt replacetags i word-fil
- Åbn din kontraktskabelon i tekstredigeringsværktøjet, f. eks Word.
- Placer din markør, hvor du vil indsætte et replacetag.
- Brug replacetags i følgende format:
-
{{FirstName}}for fornavn. -
{{LastName}}for efternavn. -
{{SigningDate}}for underskrivelsesdato. -
{{Email}}for e-mailadresse.
-
Eksempel:
Hvis din kontrakt skal starte med:
Jeg, {{FirstName}} {{LastName}}, bekræfter hermed...
Dette vil automatisk blive udfyldt med modtagerens oplysninger ved afsendelse.
3. Upload word-fil til kontraktværktøjet
Gå til medarbejdermodulet og vælg "Administration"
- Vælg "Ansættelseskontrakter"
- Nu får du et samlet overblik over uploadede ansættelseskontrakter.
- Tilføj Ansættelseskontrakt
- Vælg "Ny ansættelseskontrakt"
Udfyld oplysninger om kontrakten:
- Navn: Navngiv kontrakten så du kan genkende den
- Juridisk virksomhed: Hvilken virksomhed skal kontrakten kunne anvendes af
- Sprog og format: Dansk/Engelsk
- Aktiv fra og til: Fra hvornår til hvornår
- Hvilken gruppe indstilling (skabeloner i Intect Payroll)
- Hvilken type medarbejder passer kontrakten til
- Tryk på "Gem".
Når du har trykket "Gem" får du mulighed for at uploade word-filen du har tilpasset samt tilføje eventuelle bilag.
Tryk på "Gem" når du er færdig.
Ofte stillede spørgsmål (FAQ)
Kan jeg bruge en tidligere oprettet kontrakt som skabelon?
Ja, du kan gå ind på en kontrakt i modulet, downloade den, og redigere den.
Kan jeg gemme en ufuldstændig kontrakt og færdiggøre den senere?
Nej.
Kan jeg tilføje mine egne replacetags?
Nej, replacetags er forbundet med specifikke datafelter i HR-systemet. Du kan dog arbejde med de felter, der allerede er oprettet i systemet.
Hvad sker der, hvis et replacetag ikke udfyldes?
Hvis data mangler i HR-systemet, vil replacetags blive vist som tomme felter. Sørg for, at alle relevante oplysninger er indtastet i medarbejderens profil, inden du opretter kontrakten.
Kan jeg bruge replacetags til fritekstfelter?
Nej, replacetags kan kun bruges til data, der allerede findes i HR-systemet. Til fritekst skal du manuelt tilføje oplysninger.
Hvad gør jeg, hvis jeg ikke kender navnet på det replacetag, jeg skal bruge?
Du kan finde en liste over tilgængelige replacetags i systemet her i artiklen under vedhæftede filer.
Hvis du stadig ikke kan finde et replacetag, så kontakt Intect Support.
Hvordan tester jeg, om mine replacetags virker korrekt?
Generér en testkontrakt ved at bruge en skabelon og indsætte data fra en fiktiv medarbejder du opretter i systemet. Dette giver dig mulighed for at tjekke, om alle replacetags udfyldes korrekt.