Denne artikel guider dig gennem processen med at give en medarbejder adgang til HR-systemet. Du får en enkel og struktureret oversigt over, hvordan du opretter medarbejderens brugerprofil og tildeler de nødvendige adgangsrettigheder.

Sørg for, at alle oplysninger indtastes korrekt, da de sikrer, at medarbejderen får den rette adgang til systemets funktioner og informationer.

Hvad du vil lære i denne artikel:

Hvordan du opretter en ny brugerprofil til medarbejderen.
Hvilke oplysninger du skal indtaste for at fuldføre oprettelsen.
Hvordan du tildeler adgangsrettigheder og sender en aktiveringsmail.

Artiklen er designet til HR-administratorer, der er ansvarlige for at sikre, at medarbejdere får adgang til HR-systemet. Den indeholder trin-for-trin-vejledning og tips, der hjælper dig med at udføre opgaven nemt og effektivt.

Har du yderligere spørgsmål, kan du kontakte supportteamet.

Sådan kontakter du Intect Support

_____________________________________________________________________________________________

Som HR-administrator kan du nemt oprette adgang til HR-systemet for en ny medarbejder manuelt.

Du skal blot:

Log ind som HR-administrator
Find medarbejder
Navigér til fanen "Brugerkonto" og opret brugerkonto
Send aktiveringsmail
Bekræft opsætningen

Læs videre i artiklen for en mere beskrevet vejledning til hvert trin.

1. Log ind som HR-administrator

Log ind på HR-systemet med dine administratoroplysninger.

2. Find medarbejder

Klik på dit eget navn for at åbne medarbejderlisten.
Eller søg medarbejderen frem øverst i billedet

3. Opret brugerkonto

I medarbejderens profil skal du navigere til fanen eller sektionen kaldet "Brugerkonto".

3.1 Tilføj en brugerkonto
Klik på "Tilføj brugerkonto".

3.2 Indtast brugeroplysninger
Udfyld følgende oplysninger:

- E-mailadresse: Indtast medarbejderens e-mail, som bruges til login.
  - Tip: Du kan også bruge et medarbejdernummer, feltet er et fritekstfelt.
- Adgangskode: Opret en midlertidig adgangskode.
  - [f. eks Abekat2024]

3.3 Aktivér krav om ny adgangskode
Sæt et flueben ved indstillingen "Medarbejderen skal skifte adgangskode ved første login" for at sikre, at medarbejderen opretter en personlig adgangskode.

3.4 Hvis medarbejderen skal være administrator:

Tryk først gem på foregående billede: brugernavn og midlertidig kode.

Vælg medarbejderens adgangsrettigheder baseret på deres rolle.

Standardrettigheder for almindelige medarbejdere inkluderer adgang til deres egen profil og relevante dokumenter.

3.5 Gem ændringer
Klik på "Gem" for at oprette brugerkontoen.

4. Send aktiveringsmail

Når brugerkontoen er oprettet, skal du manuelt sende aktiveringsoplysningerne til medarbejderen:

Åbn dit primære mailprogram, f.eks. Outlook.
Skriv en e-mail til medarbejderen, hvor du angiver:
- URL’en til HR-systemet.
- Medarbejderens e-mail som brugernavn.
- Den midlertidige adgangskode.
- En instruktion om at skifte adgangskoden ved første login

Her er et eksempel på en skabelon du kan bruge og tilpasse efter behov:

Kære [Medarbejdernavn]

Jeg har hermed fornøjelsen af at dele adgangsoplysningerne til vores nye HR-system, så du kan komme i gang med at udforske platformen.

Adgangsoplysninger:

URL: [indsæt url]
Brugernavn: [mail]
Adgangskode: [f. eks Abekat2024]

Husk at ændre adgangskoden ved første login, og at dit nye kodeord skal overholde vores krav:

Minimum [x] tegn.
Inkluder mindst én stor bogstav, ét lille bogstav, ét tal og ét specialtegn.
Må ikke være identisk med tidligere anvendte kodeord.

Jeg anbefaler, at du tager et første kig og noterer eventuelle spørgsmål eller bemærkninger, men ikke foretager nogle aktive ændringer.

Hvis du oplever udfordringer med at logge ind eller har brug for hjælp, er du altid velkomne til at kontakte mig.

5. Bekræft opsætningen

Bed medarbejderen logge ind og bekræfte, at de har adgang til de nødvendige funktioner. Hvis der opstår problemer, kan du rette indstillingerne i brugeradministrationen.

Når disse trin er fulgt, har medarbejderen adgang til HR-systemet og kan begynde at bruge det.

Tips til fejlfinding

Sørg for, at brugernavn er korrekt.
Tjek, om medarbejderen har modtaget aktiveringsmailen (inklusive spam-mappen).
Kontakt Intect support, hvis aktiveringen ikke fungerer.

Ofte stillede spørgsmål (FAQ)

(Opdateres løbende)

Relateret til