Solen skinner og sommeren er officielt over os! Vi håber, du nyder de længere dage, det lune vejr og den livlige atmosfære, som juni bringer med sig. Med solstrålerne, der danser på himlen, og sommerferien lige om hjørnet, vil vil i denne udgave af vores nyhedsbrev forkæle dig med vejledning til hvordan du kan færdiggøre lønnen inden din ferie og lade Intect om resten. Dertil vil vi fortælle om at der igen er bestemt nogle nye frister for afregningen af A-skat, som vi husker det fra Coronatiden.
Se herunder hvilke emner vi har skrevet om i denne måned:
- Sommerferie
- Udskudt betaling af A-skat
- Forskudsferie
- Ændring i lov om ansættelsesbeviser
- Tips til lønsystemet: Forbrugsrapport
Sommerferie
I Intect er det nemt, som lønbogholder at holde ferie. Du kan forberede din løn og bogføre den inden din ferie og Intect vil sørge for at indsende indberetningen til eIndkomst samt sørge for lønoverførslen lige som normalt, uden at du behøver at gøre noget ekstra.
Er du typen, der gerne vil gå med livrem og seler, så kan du få adgang til Intect uanset hvor i verden du befinder dig - det kræver blot at du har adgang til Internettet. Det er derfor muligt at færdiggøre lønnen fra pool-kanten hvis det er den løsning du foretrækker.
Nu hvor ferien er over os er der en række vejledninger, som kan være brugbare for dig, når der opstår spørgsmål til ferie og hvordan det skal håndteres i Intect. Vi har en vejledning der beskriver hvilke lønarter der skal benyttes, ved afholdelse af ferie. Vejledningen hedder 'Sådan registrerer du ferie i Intect'.
Derudover, har vi en vejledning, der beskriver hvad du skal gøre, hvis du har oprettet en medarbejder med en forkert ferietype. Vi anbefaler, at du får rettet ferietypen hurtigst muligt. Se mere i vejledningen 'Ret medarbejderens ferietype'. Hvis du ønsker at forstå forskellen på de ferietyper, der kan vælges i Intect, så læs vejledningen 'Ferietype'.
Det kan også være at du har ansat en medarbejder, der ikke arbejder alle ugens 5 dage og dermed har nedsat arbejdstid. Vejledningen 'Feriedage ved nedsat arbejdstid' beskriver hvordan du nemt håndterer dette i Intect, sådan at systemet beregner korrekt optjening og afholdelse af feriedage.
Udskudt betaling af A-skat
Som følge af de højere energiudgifter har Regeringen og flere andre af Folketingets partier i februar 2023 indgået en aftale om 'inflationshjælp', hvor et at de væsentlige elementer i aftalen er, at virksomheder kan udskyde betalingen af A-skat og AM-bidrag i juli og august 2023.
I Intect udskydes betalingen helt automatisk, men det omfatter kun de virksomheder, som har valgt den korrekte Beskatningsgruppe under Virksomhed - Generelt. Hvis der er valgt en beskatningsgruppe med teksten 'med forlænget kredit' vil betalingen af A-skat og AM-bidrag automatisk blive udskudt. Intect vil dermed automatisk afregne den udskudte betaling, på den nye betalingsdato.
Du kan se de nye afregningsfrister i vejledningen 'SKATs frister'.
Vi anbefaler, at du tjekker op på hvilken Beskatningsgruppe der er noteret i Intect, så der ikke kommer nogen overraskelser i forhold til afregningen af A-skat og am-bidrag. Se mere i vejledningen 'Sådan retter du afregningstidspunkt for A-skat og am-bidrag'.
Forskudsferie
I følge den nye ferielov som trådte i kraft i september 2020, har du mulighed for at tillade et valgfrit antal dages forskudsferie til medarbejderne. Forskudsferie betyder at virksomheden accepterer at medarbejdernes feriesaldo må gå i minus med et bestemt antal dage, som vil blive optjent på efterfølgende. I Intect har vi gjort det nemt at indsætte et antal forskudsferiedage under medarbejderens Ferieordning og så vil systemet automatisk håndtere ferien og dermed ikke trække medarbejderen i løn.
Vær dog opmærksom på, at det ikke er tilladt at tildele flere forskudsferiedage end medarbejderen kan nå at optjene i indeværende ferieår. Det vil sige, at hvis medarbejderen har en negativ feriesaldo den 31/8, vil feriesaldoen blive nulstillet pr. 1. september, hvor det nye ferieår begynder. Intect vil ikke overføre en negativ saldo til det nye ferieår.
Læs mere i vejledningen 'Forskudsferie'.
Ændring til lov om ansættelsesbeviser
Fra 1. juli 2023 gælder der nye regler for ansættelsesbeviser. Ændringerne kan betyde, at jeres eksisterende ansættelseskontrakter bør tjekkes igennem. Vi har herunder beskrevet nogle af de elementer, som de nye regler medfører. Vær opmærksom på, at dette ikke er alle de nye regler, vi gennemgår her, men blot nogle enkelte, som kan have betydning for jeres virksomhed.
Der er nu endnu flere medarbejdere, der skal have et ansættelsesbevis end tidligere. Hvis din medarbejder arbejder mere end 3 timer om ugen skal du udstede et ansættelsesbevis. De 3 timer om ugen skal beregnes som et gennemsnit på 4 uger. Det betyder, at hvis der er aftalt en arbejdstid på fx 2 timer om ugen, men medarbejderen arbejder mere end 3 timer om ugen i gennemsnit på 4 uger, så skal der foreligge et ansættelsesbevis.
Medarbejdere, der er ansat tidligere end 1. juli 2023 skal som udgangspunkt ikke have et nyt ansættelsesbevis eller en ny kontrakt. Hvis en medarbejder, der allerede er ansat, beder om at få et ansættelsesbevis eller ansættelseskontrakt, har arbejdsgiver pligt til at denne lever op til den nye lov.
Loven udvider ydermere Arbejdsgivers pligt til at oplyse om vilkår i ansættelsesforholdet, med nogle nye punkter, der som minimum skal fremgå, såfremt de er relevante. Det er fx vilkår for prøvetid og ret til arbejdsgiverbetalt uddannelse, samt evt. vilkår for betalt frihed, som ikke er ferie. Ifølge de nye regler skal en stor del af oplysningerne gives allerede inden 7 kalenderdage efter ansættelsesforholdet er påbegyndt. Det er dog en god idé at have oplysningerne klar allerede inden ansættelsens start, så begge parter er enige om, hvilke vilkår der gælder.
En sidste ting, som vi synes er vigtig at nævne er, at medarbejderne får ret til at arbejde for flere arbejdsgivere, hvis de blot overholder visse betingelser.
Undrer du dig over hvad forskellen er på et ansættelsesbevis og en ansættelseskontrakt?
Der er ikke den store forskel og begreberne bruges lidt i flæng, men der er dog én fundamental forskel.
Ansættelseskontrakt er en aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager og aftalen kræver en accept fx i form af en underskrift.
Ansættelsesbevis er et bevis for en aftale mellem arbejdsgiver og arbejdstager, som ikke kræver en underskrift.
Løntillæg grundet afskaffelse af Store bededag
Folketinget vedtog i februar 2023 et lovforslag, der afskaffer store bededag, som helligdag fra og med 2024. Det vil have en betydning for medarbejderne, som nu skal arbejde én dag mere om året.
Timelønnede medarbejdere
For de timelønnede medarbejdere betyder det, at de skal have deres almindelige timeløn, for de timer de arbejder på den denne dag. Det vil sige, at de timelønnede evt. mister deres tillæg, når de arbejder på den dag, der tidligere var store bededag. De har fortsat stadig ret til overtidsbetaling, i det omfang, der er overarbejde på dagen. Der vil umiddelbart ikke være nogen ændring til medarbejdernes søgnehelligdagsopsparing og det vil sige, at den procent der opspares i dag, vil fortsætte som hidtil. Men dette vil være et overenskomstspørgsmål.
Månedslønnede medarbejdere
For de månedslønnede medarbejdere betyder afskaffelsen, at de fremover skal arbejde på den tidligere store bededag og dermed vil modtage deres almindelige faste løn, selvom de nu har en fridag mindre. Det er dertil besluttet, at alle månedslønnede får en kompensation for den øgede arbejdstid, det såkaldte Løntillæg.
Løntillægget er fastsat til 0,45% af medarbejdernes årsløn og skal opspares løbende hver måned fra 1. januar 2024. Løntillægget udbetales 2 gange årligt, sammen med lønnen for maj og august eller løbende hver måned sammen med lønnen. Månedslønnen opgøres som den sædvanlige og fastpåregnelige løn og skal dermed medregne virksomhedens bidrag til pension, tillæg for forskudt tid, vagttillæg og rådighedstillæg.
Det er værd at nævne, at hvis løntillægget ikke udbetales løbende, skal det afregnes forholdsmæssigt ved fratrædelse med medarbejderens sidste løn. Løntillægget er ferieberettiget og det gælder også for de medarbejdere, der ikke har været på arbejdsmarkedet, da store bededag var en helligdag.
Hvad sker der i Intect?
Afskaffelsen af store bededag har stor betydning i lønsystemet, da det betyder, at det fra 1. januar 2024 skal være muligt at have endnu en opsparingskonto, samt en mulighed for at udbetale fra opsparingen.
Det er dermed en ny funktion, som skal udvikles i systemet, da de nuværende opsparinger ikke lever op til måden, det er besluttet af Løntillægget skal fungere på.
I Intect arbejder vi på en løsning og vil have en løsning klar inden 1. januar 2024, så du som arbejdsgiver ikke behøver at gøre noget. Følg med i vores release notes, hvor vi vil fortælle om løsningen, så snart den er testet og klar og mon ikke vi også vil nævne det i nyhedsbrevet.
Konjunkturstatistik 2. kvartal
Den 6. juni er frist for indberetning af konjunkturstatistik, også kaldet kvartalsstatistik for 2. kvartal 2023. Intect har indberettet statistikken for alle, der har tilmeldt sig dette. Dem der har tilmeldt sig vil nu kunne se indberetningen på hjemmesiden for enten Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening, afhængigt af hvilken statistikmodtager, der er valgt i Intect.
Hvis du modtager en rykker for indberetningen af statistik anbefaler at vi du først tjekker op på om du har valgt den rigtige statistikudbyder. Vi oplever nemlig til tider, at rykkeren er sendt fra Dansk Arbejdsgiverforening fordi der er valgt, at statistikken skal sendes til Danmarks Statistik. Hvis det er tilfældet kan du nu nemt selv trække en ny statistikfil og uploade den til den korrekte statistikmodtager. Se vejledning 'Udtræk af statistikfil'.
Hvis der er fejl i lønstatistikken, kan du med fordel læse vejledningen 'Der er fejl i statistikindberetningen - hvad gør jeg?', som beskriver, hvordan du skal forholde dig til fejl i statistikken.
Tips til lønsystemet
Vidste du, at du i Intect kan trække en Forbrugsrapport, der viser dit system- og supportforbrug i en bestemt periode. Rapporten viser antallet af henvendelser, samt hvornår Intect begynder at fakturere tidsforbruget.
Du kan læse mere om forbrugsrapporten i vejledningen 'Hvor meget supporttid har jeg brugt i denne måned?'.