Mens ferien lakker mod enden for de fleste af os og sommeren langsomt nærmer sig sin afslutning, er der som altid, masser at tage fat på når man sidder med ansvaret for lønnen. August er den sidste måned i det gamle ferieår, og derfor er det en god idé at få kigget på om de optjente feriedagene stemmer.
Læs videre for at høre mere om de vigtigste ting der rører sig i lønverden i denne måned og få, som sædvanligt tips og tricks til lønsystemet.
God læselyst!
Så lad os dykke ned i nyhederne, som i denne måned indeholder følgende emner:
- Slut på ferieåret – start på et nyt
- Oprunding af feriedage i august
- Udbetaling af Ferietillæg
- Husk at bekræfte feriepengemidler
- Forskudsferie
- Kvartalsstatistik
- Tips til lønsystemet
Slut på ferieåret
Optjeningsåret for ferien 2022/2023 lakker mod enden. August er den sidste måned, hvor vi optjener feriedage for det gamle ferieår og den 1. september træder vi dermed ind i et nyt ferieår. Vi kan fortsat afholde de optjente feriedage frem til 31/12, men vi begynder en ny optjeningsperiode i september. Det betyder at der på lønsedlen vil fremgå 2 ferieår, frem til årsskiftet, såfremt medarbejderen endnu ikke har afholdt alle sine optjente feriedage. Der vil komme mere om overførsel af feriedage i nyhedsbreve til efteråret.
Nyt ferieår: 2023/2024 og løber fra 1/9-23 til 31/8-24.
Gammelt ferieår: 2022/2023 og løber fra 1/9-22 til 31/8-23.
Oprunding af feriedage i august
Vi skrev også om det i juli måneds nyhedsbrev, for at være på forkant, men det er i denne måneds løn at du vil opdage, at der sker en oprunding af feriedagene, sådan at medarbejderne optjener 2,12 feriedage og ikke de sædvanlige 2,08.
Forklaringen er den at ferieloven siger vi skal optjene 25 feriedage på et år, men 12 måneder * 2,08 giver 24,96 feriedage. Intect er derfor sat op til automatisk at oprunde feriedagene i august med 0,04 sådan at vi lander på de 25 feriedage på et helt ferieår for de medarbejdere, der har været ansat hele ferieåret.
Vær dog opmærksom på, at hvis der er lavet manuelle korrektioner af feriedage i løbet af ferieåret, kan vi ikke garantere at denne afrunding sker hensigtsmæssigt. Vores anbefaling er, at du tjekker tildelingen af feriedage på den sidste lønkørsel i august. Det kan nemt gøres ved at kigge på totalerne i lønkørselsbilledet, som vist på billedet. Eventuelle rettelser skal laves manuelt.
Se mere i vejledningen 'Afrunding af feriedage'. Hvis du har brug for at lav en korrektion af de optjente feriedage kan du med fordel se vejledningen 'Ret optjente feriedage', som beskriver hvordan du manuelt retter feriedage på en medarbejder.
Udbetaling af Ferietillæg
I augustmåned er det tid til at få udbetalt den sidste del af ferietillægget, som er optjent i juni, juli og august. Intect udbetaler automatisk ferietillægget med august-lønnen og du skal dermed ikke selv huske på at få det udbetalt.
Intect beregner hver måned 1% ferietillæg af den ferieberettigede løn for perioden og hensætter det til fremtidig udbetaling (Hvis der skal beregnes mere end 1% kan det sættes op på medarbejderens ferieordning under 'Ansættelse').
Selvom systemet automatisk udbetaler ferietillægget vil vi altid anbefale at du tjekker efter om du er enig i det beløb, som systemet har beregnet. Har du brug for at få korrigeret det beløb, som udbetales kan du med fordel læse vejledningen 'Sådan laver du en saldokorrektion på ferietillægget'.
Hvis du vil vide mere om hvad ferietillægget er og hvorfor Ferieloven foreskriver at det skal udbetales til medarbejdere, der har ferie med løn, så står det beskrevet i vejledningen 'Ferietillæg - hvad er det?'.
Husk at bekræfte feriepengemidler
Hvert år skal I som virksomhed tage stilling til om I ønsker at beholde de resterende indefrosne feriepenge. Indefrysningsåret gik fra 1. september 2019 til 31. august 2020, hvorefter den nye ferielov trådte i kraft. Hvis I vælger at beholde de resterende feriepenge, skal I betale en årlig indeksering. Indekseringen beregnes per måned indtil det tidspunkt, hvor fonden modtager jeres betaling.
Husk derfor at bekræft feriepengemidlerne inden den 31. august 2023 på virk.dk. Har I ikke inden for fristen betalt den årlige opkrævning eller bekræftet, at I vil beholde de resterende indefrosne feriepenge på selvbetjeningen, vil I modtage en rykker fra Lønmodtagers Feriemidler.
Bogføring af renterne
Som tidligere nævnt bliver beløbet indekseret, og renten skal bogføres som renteudgifter og forøge hensættelsen. Vi anbefaler, at I gemmer dokumentet indtil årsafslutningen for regnskabet, så I kan dokumentere det over for revisionen.
Forskudsferie
Forskudsferie er ikke længere et nyt begreb. Det blev indført med den nye ferielov i 2020. Kort fortalt betyder det at virksomheden kan acceptere at medarbejdernes feriesaldo må gå i minus med et bestemt antal dage, som medarbejderen senere kan optjene.
I Intect har vi gjort det nemt at indsætte et antal forskudsferiedage under medarbejderens Ferieordning og så vil systemet automatisk håndtere ferien og dermed ikke trække medarbejderen i løn. Hvis medarbejderen fratræder inden forskudsferien er blevet udlignet vil systemet automatisk trække medarbejderen i løn på den sidste lønseddel for de feriedage, der er forbrugt, men endnu ikke optjent. Det eneste du skal gøre, som lønansvarlig er at kontrollere at du er enig i de dage, som systemet har regnet sig frem til.
I forhold til forskudsferie er det vigtigt at huske på, at i august måned (som er den sidste måned i ferieåret) der kan man makimalt tildele medarbejderne 2,08 forskudsferiedage. Årsagen er at det ikke er tilladt at tildele flere forskudsferiedage end medarbejderen kan nå at optjene i indeværende ferieår. Det betyder altså at det ikke er tilladt at overføre en negativ ferieoptjening til det nye ferieår.
I Intect betyder det, at hvis medarbejderen har en negativ feriesaldo den 31/8, vil feriesaldoen blive nulstillet pr. 1. september, hvor det nye ferieår begynder. Intect vil dermed ikke overføre en negativ saldo til det nye ferieår.
Læs mere i vejledningen 'Forskudsferie'.
Kvartalsstatistik
Konjunkturstatistik er det samme som kvartalsstatistik.
Er din virksomheden udtrukket til indberetning af konjunkturstatistik i 2023, er fristen for indberetningen den 4. september 2023. Hvis du har opsat Intect til automatisk statistikindberetning indsendes statistikken den 4. september og du kan derfor, efter denne dato, logge på Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforenings hjemmeside (afhængigt af hvilken statistikudbyder der er valgt i Intect) og se indberetningen. Vær opmærksom på, at få valgt den korrekte statistikmodtager i Intect, ellers risikerer du at få en rykker fra Statistikmodtageren, or manglende indberetning, fordi statistikken er sendt til en forkert modtager.
Hvis du er i tvivl om virksomheden er sat op til automatisk indberetning af statistik, så læs mere om hvordan du sætter det op i vejledningen 'Opsætning og indberetning af lønstatistik'.
Er du nysgerrig på hvad der bliver indberettet til statistik kan du læse vejledning 'Indberetning af lønstatistik'.
Modtager du et brev fra Danmarks Statistik eller Dansk Arbejdsgiverforening med oplysninger om, at der er fejl i statistikken kan du med fordel læse vejledning 'Der er fejl i statistikindberetningen - hvad gør jeg?'. Du kan nu også nemt trække en ny statistikfil og uploade den direkte hos statistikudbyderen, hvis der er brug for at statistikken sendes på ny. Se vejledningen 'Udtræk af statistikfil'.
Tips til lønsystemet
I Intect-support er vores vigtigste opgave at hjælpe vores kunder, når I har brug for det. Vores kompetente og venlige supportmedarbejdere vil gøre deres bedste for at lytte opmærksomt til jeres spørgsmål og problemstillinger og derefter finde den bedst mulige løsning for jer. Vi er alle drevet af en oprigtig vilje til at se jer lykkes og få mest muligt ud af Intect.
Vil du optimere jeres virksomheds setup i Intect og forbedre lønprocesserne kan det give god mening at booke en konsulent. Vores konsulenter vil gennemgå jeres nuværende setup og identificere områder, hvor I kan effektivisere. På den måde sikrer I jer en mere strømlinet og effektiv lønproces.
Du kan booke en konsulent ved at skrive en mail til vores support på support@intect.io med information om hvilken virksomhed, det drejer sig om, en kort beskrivelse af de spørgsmål I har eller de processer, som I ønsker optimeret, samt et tidspunkt, der vil passe for et opkald. Vi har god erfaring med at afholde teamsmøder, så når vi er blevet enige om et tidspunkt indkalder vi dig til et teamsmøde. Konsulentassistance faktureres efter gældende prisliste.
Hvis du er en ny bruger i Intect og har brug for at få styr på de basale funktioner i systemet, er vi her for at hjælpe dig.
Har du spørgsmål som f.eks. hvordan man opretter en medarbejder eller en lønkørsel, hvor du finder dine rapporter, eller hvordan dataimport fungerer? Fortvivl ikke, vores supportteam er klar til at guide dig igennem det hele.
Vi har en særlig opstartshjælp, hvor du kan booke en af vores erfarne supportkonsulenter til en times gennemgang af systemet for kun 250 kr. Du vil få personlig hjælp til at forstå de vigtigste funktioner og få mest muligt ud af Intect.
Det eneste du skal gøre er at sende en mail til vores support på support@intect.io og fortælle os, at du gerne vil booke en opstartshjælp. Så sørger vi for at hjælpe dig godt i gang!