I denne vejledning beskrives, hvordan du tilbagefører en enkelt lønseddel på en medarbejder, og hvordan du så kan fremføre lønsedlen igen med dine rettelser.
Hvis du har brug for at tilbageføre en hel lønkørsel, kan du med fordel læse vejledningen 'Tilbagefør en lønkørsel eller lønseddel'. Denne vejledning beskriver også, hvad der sker i systemet, når du tilbagefører en lønseddel.
Vær opmærksom på, at hvis du skal tilbageføre en lønseddel, som ikke er den seneste bogførte lønseddel, skal du tilbageføre den nyeste lønseddel først. Den nyeste bogførte lønseddel skal tilbageføres først. Hvis der eksempelvis skal laves en rettelse i marts, men der er bogført løn frem til maj, så skal du først tilbageføre maj-lønsedlen, herefter april-lønsedlen, og så kan marts måneds lønseddel tilbageføres.
Denne artikel er sidst opdateret: juli 2023.
Se en 3 minutter video eller læs vejledningen nedenfor.
Tilbagefør en lønseddel
- Gå til Medarbejdere og Lønsedler.
- Vælg den nyeste lønseddel.
- Tjek at det er den korrekte periode og klik på 'Tilbagefør'.
- Læs bemærkningerne og klik 'Forstået'.
- Indtast din kode og klik 'Fortsæt'.
- Under lønkørselsoversigten kan du se (nederst, under de bogførte lønkørsler), at der er oprettet en ny lønkørsel med status 'Annulleret'. Lønkørslen kan nu ikke redigeres yderligere, men der kan oprettes en ny.
Fremfør en ny korrekt lønseddel
Når du skal fremføre en ny korrekt lønseddel for den periode, som du netop har tilbageført, kan du starte med at oprette en lønkørsel for perioden, som kun inkluderer den berørte medarbejder.
Gå til 'Virksomhed' og 'Lønkørsler' og klik på 'Opret ny lønkørsel'.
Her vælger du løncyklus, periode og dispositionsdato. Du har mulighed for at vælge de medarbejdere, der skal indgå i lønkørslen under 'Vælg medarbejdere'.
Klik på 'Fravælg alle' og sæt flueben ved den/de medarbejdere, der skal laves løn til og klik på 'OK'.
Klik på 'Opret', og den nye lønkørsel vil blive oprettet.
Nu kan du foretage dine rettelser til løndata under Medarbejderen og bogføre lønnen på normal vis.
Lønnen skal ikke udbetales igen
Hvis lønnen på den tilbageførte lønseddel allerede er udbetalt til medarbejderen, og udbetalingen på den nye lønseddel er det samme, skal der ikke udbetales løn til medarbejderen igen. Gå til Virksomhed og fanen Generelt - klik på Blyanten nederst til højre, eller dobbeltklik på siden, så felterne bliver redigérbare.
Nu kan du ændre Betalinger, Løn til 'Manuelt'. Hvis der også er overført beløb til Skat, Feriekonto og Pensionsselskab, skal du ligeledes sætte betalingerne til manuelt på dem. Alle betalinger, der står til 'Via Nets' vil blive afregnet med den næstkommende Netsfil, som sendes alle hverdage kl. 8 og kl. 11.
Intect sender betalingsfilen afsted 1 bankdag, før betalingen skal finde sted.
OBS! Hvis du ikke har mulighed for at redigere i felterne, er det fordi, du ikke er tildelt rollen Administrator. Det er kun en administrator, der kan ændre i virksomhedens stamdata.
Det vil også sige, at hvis der er en difference på det beløb, som allerede er afregnet, enten til medarbejderen, Feriekonto, Skat eller Pensionsselskabet, så skal du manuelt indbetale differencen eller søge beløbet retur, hvis det er et beløb, som virksomheden har til gode.
OBS! Når lønkørslen er bogført med den nye lønseddel, skal du huske at få sat betalingerne tilbage til 'Via Nets', så den ikke står forkert, næste gang du skal køre løn.
Der er udbetalt for lidt, så differencen skal udbetales
Hvis den nye lønseddel resulterer i, at der skal udbetales et ekstra beløb til medarbejderen, kan du indsætte lønarten 'Reduktion efter skat', hvor du indsætter beløbet, som allerede er udbetalt til medarbejderen (det fremgår af den annullerede lønseddel). Så vil differencen blive udbetalt til medarbejderen. Det kræver selvfølgelig, at dispositionsdatoen ligger frem i tiden.
OBS! Det er dispositionsdatoen, der afgør, hvilken periode lønnen indberettes til i eIndkomst.
Det vil sige, at hvis lønnen skal indberettes til eIndkomst for en tidligere lønperiode, så skal dispositionsdatoen altså ligge i fortiden. Det vil betyde, at Intect ikke kan hjælpe med at overføre det resterende beløb til medarbejderen.
I dette tilfælde kan du sætte virksomhedens betalinger til 'Manuelt' under Virksomhed - Generelt.
Når betalinger er sat til manuelt, kan du bogføre lønnen med en dispositionsdato, der ligger i fortiden. Men husk at få sat betalingerne tilbage til 'Via Nets', så den ikke står forkert, næste gang du skal bogføre løn.
Du kan med fordel læse vejledningen 'Bogfør lønkørsel uden automatisk udbetaling'.