Sommeren er her med sine lange, lyse dage og muligheder for afslapning og eventyr. Mens vi alle ser frem til en velfortjent pause fra hverdagen, er det stadig vigtigt at holde styr på de nødvendige opgaver. I dette nyhedsbrev finder du tips til, hvordan du kan nyde sommerens glæder, samtidig med at du sikrer, at lønnen bliver klaret. Lad os hjælpe dig med at skabe den perfekte balance mellem feriefornøjelser og ansvar.
Så lad os dykke ned i nyhederne, som i denne måned indeholder følgende emner:
- Webinar Wednesday
- Drift-information
- Genberegning pågår
- Registrér ferie i lønsystemet
- Oprunding af feriedage i august
- Forskudsferie
- Afstemning af bank
- Tips til lønsystemet
Webinar Wednesday
Selvom det er sommerferie for mange, så holder vi ikke fri i Intect. Vi afholder stadig vores månedlige webinar, som er den anden onsdag i hver måned fra kl. 10-11. Den 10. juli er vi klar igen og denne gang taler vi om vores nye produkt Intect Expense, hvor medarbejderne kan indtaste udlæg og kilometer, som indlæses direkte i lønsystemet.
Du kan tilmelde dig løbende via links til webinaret enten på LinkedIn eller lige her i vores månedlige nyhedsbrev. Vi glæder os til at se dig på vores månedlige webinar.
Tilmeld mig webinaret - Intect Expense - 10. juli -24 kl. 10.
Er du nysgerrig på at se nogle af vores tidligere webinarer kan du finde optagelserne i vores Supportunivers og på vores hjemmeside.
Drift-information
Vi har tilføjet en ny artikel i vores SupportUnivers - DRIFT-STATUS - hvor du kan finde opdateret information om systemets driftstatus. Vi anbefaler, at du tjekker denne artikel, hvis du oplever, at systemet er langsomt eller timer ud. I travle lønperioder kan systemet blive overbelastet, hvilket kan medføre langsommere ydeevne. Vores teknikere overvåger systemet nøje i disse spidsbelastningsperioder og opdaterer driftsinformationen løbende med status på eventuelle udfordringer.
Senere på måneden vil denne information også være tilgængelig direkte via '?' ikonet i Intect.
Hvis du ikke finder relevant drifts-information, vil vi sætte stor pris på din hjælp. Oplever du udfordringer med lønsystemet, såsom langsom ydeevne eller gentagne afbrydelser, så send os venligst en mail på support@intect.io.
For at vi bedst kan hjælpe dig, bedes du beskrive dine udfordringer så detaljeret som muligt. Inkluder gerne oplysninger om, hvor i systemet du befandt dig, og hvilken handling du udførte, da problemet opstod.
Genberegning pågår
Efter de seneste måneders driftsproblemer har vi hos Intect implementeret en række tiltag for at sikre, at lønningerne kan køres igennem i spidsbelastningsperioderne. Det er vores absolut højeste prioritet at sikre stabil drift på systemet også i lønafleveringen.
En af de tiltag vi har gjort er at lønkørslerne lægges i kø, for at undgå at systemet timer ud. Når en genberegning er lagt i kø, vil status på lønkørslen være 'Genberegning pågår'. Lønkørslen vil blive færdigberegnet, men det kan tage lidt ekstra tid i de travle perioder. Denne status ændres til kladdestatus, når genberegningen er færdig og alle data er nu opdaterede. Vi arbejder med at indsætte et tidsstempel, så man kan se hvornår lønkørslen sidst er genberegnet. Dertil ønsker vi også at lave en indstilling, hvor man kan fravælge at systemet automatisk genberegner lønkørslerne, sådan at vi belaster systemet mindst muligt med genberegninger i lønafleveringsperioden. Når man ønsker en genberegning, skal man blot klikke på knappen 'Genberegn'.
Dette er blot ét af flere tiltag, for at forbedre performance på systemet.
Har din lønkørsel status med 'Bogføring pågår', er situationen en anden. Se vejledningen 'Lønkørsel står med status Bogføring pågår', for en beskrivelse af hvad du kan gøre for at får bogført lønnen.
Registrér ferie
Det er ferietid og dermed tid til at få registreret ferie i lønsystemet. For de af jer, der benytter Intects medarbejder-app, kan medarbejderne selv lave deres ferieregistrering. Derefter skal den blot godkendes i Intect af den lønansvarlige, og så kommer den med på den næste løn.
I Intect har vi en række lønarter, der relaterer sig til ferie, og lønarterne har hver deres berettigelse. I vejledningen 'Sådan registrerer du ferie i Intect' beskriver vi, hvordan du sikrer, at du bruger de rigtige lønarter afhængigt af medarbejdertypen.
Oprunding af feriedage i august
Intect er sat op til at tildele 2,08 feriedage pr. måneds ansættelse. På ét år giver det 24,96 feriedage (12*2,08 ). Ferieloven siger, at man optjener 25 hele feriedage på et ferieår, og derfor laver Intect automatisk en oprunding på 0,04 dage i august måned på de medarbejdere, der har været ansat hele ferieåret. Medarbejderne vil dermed optjene 2,12 feriedage i august, såfremt de har været ansat hele ferieåret.
Se mere i vejledningen 'Afrunding af feriedage'. Hvis du har brug for at lave en korrektion af de optjente feriedage, kan du med fordel se vejledningen 'Ret optjente feriedage', som beskriver hvordan du manuelt retter feriedage på en medarbejder.
Forskudsferie
Ifølge ferieloven, har du mulighed for at tillade et valgfrit antal dages forskudsferie til medarbejderne. Forskudsferie betyder, at virksomheden accepterer at medarbejdernes feriesaldo må gå i minus med et bestemt antal dage, som vil blive optjent efterfølgende. I Intect har vi gjort det nemt at indsætte et antal forskudsferiedage under medarbejderens Ferieordning, og så vil systemet automatisk håndtere ferien og dermed ikke trække medarbejderen i løn.
Vær dog opmærksom på, at det ikke er tilladt at tildele flere forskudsferiedage end medarbejderen kan nå at optjene i indeværende ferieår. Det vil sige, at hvis medarbejderen har en negativ feriesaldo den 31/8, vil denne saldo fortsat være negativ når vi går ind i det nye ferieår pr. 1. september. Der vil fremgå to ferieår på lønsedlen og saldoen for de to ferieår vil ikke blive blandet sammen. Intect overfører ikke en negativ saldo til det nye ferieår.
Læs mere i vejledningen 'Forskudsferie'.
Afstemning af bank
Det er en god idé at afstemme de beløb, der trækkes fra virksomhedens bankkonto med Intects rapporter, så du ved, at pengene stemmer.
Når Intect sætter et beløb til betaling, vil det fremgå af rapporten Betalinger. Ved fakturering for brugen af Intect, sendes en faktura til den e-mail adresse, som er noteret i Intect under Virksomhed - Generelt - E-mail til fakturaer fra Intect. Det kan være nødvendigt at trække rapporten Betalinger for flere lønkørsler for at få det samlede beløb, afhængigt af hvilket beløb, du skal afstemme.
Se hvordan du kan afstemme din bank i vejledningen 'Afstemning af Bank'.
Tips til lønsystemet
Som noget nyt er det nu muligt at hente betalingsfilerne fra Intect i et bankformat, sådan at det kan uploades direkte i banken. Det kan fx være brugbart hvis Nets-overførslen er blevet afvist af en eller anden grund - så behøver man ikke længere manuelt at overføre alle enkelte betalinger. I stedet kan du trække bankfilen og uploade en i banken, sådan at alle overførsler sker automatisk.
Læs mere i vejledningen 'Hent betalinger i bankformat'.