I denne vejledning introducerer vi Intect lønsystem helt overordnet. Vi har delt vejledning op i to dele. 'Generelt' og 'Kom godt i gang'.
Klik her hvis du vil gå direkte til 'Kom godt i gang'.
Denne artikel er sidst opdateret: 4/4-22
Generelt
Herunder finder du en introduktion til Intects opbygning samt de mest centrale features. Intect består af tre faner 'Medarbejdere', 'Virksomhed' og 'Selvbetjening'. Hver fane indeholder en række underfaner. Enkelte underfaner indeholder endnu en underfane.
Fanen 'Medarbejdere' indeholder underfanerne:
- Generelt
- Ansættelse
- Timer
- Løndata
- Lønsedler
Fanen 'Virksomhed' indeholder underfanerne:
- Generelt
- Løndata
- Lønkørsler
- Saldi
- Restferie
- Feriefritimer
- Godkendelse
- Tid
- Rapporter
- Opsætning
- Skabeloner
- Afdelinger
- Integrationer
- Dataimport
- Indstillinger
- Løn- og tidsarter
- Dimensioner
- Lønperioder
- Saldi
- Priser
Fanen 'Selvbetjening' indeholder underfanerne:
- Lønsedler
- Mine data
- Timer
I nederste højre hjørne har du adgang, til hvad vi kalder for 'globale funktioner' (markeret med rødt på billedet nedenfor). Hvilke funktioner, du kan se her, afhænger af, hvilken fane/underfane du befinder dig på.
Her er en kort gennemgang af, hvad de forskellige globale funktioner gør (fra højre mod venstre).
- Dark mode/ Light mode:
Her kan du skifte mellem en mørk og en lys visning af Intect. - Redigér:
Gør alle felterne i den aktuelle fane redigérbare. Husk efterfølgende at klikke på 'Gem ændringer'. - Rapporter:
Rapporter kan findes i flere forskellige faner. Langt de fleste findes i underfanen Virksomhed - Lønkørsler. - Hjælp:
Menupunkt, hvor du blandt andet kan 'Gense velkomstbeskeden for den aktuelle fane', 'Læs om nye funktioner', dele din skærm med support, 'Kontakte os' og komme til supportsiden ved at klikke 'Få hjælp til dette skærmbillede'. - Mere:
Er en samling af funktioner, som ofte er unikke for hver fane. I nogle tilfælde vil disse funktioner også kunne findes i brugerfladen. - Opret ny medarbejder/Ny:
Opret ny medarbejder/Ny gør noget forskelligt, alt efter hvilken fane du befinder dig på. Fx kan du oprette en ny medarbejder/administrator, hvis du er på underfanen Medarbejdere - Generelt.
I øverste højre hjørne finder du en menu, hvor du kan skifte password, sprog, profilbillede og ændre på nogle indstillinger for din bruger (se billedet ovenfor).
Hvis du er ansat eller er revisor for flere forskellige virksomheder, som alle bruger Intect, kan du skifte imellem disse ved at klikke på Pil ned i øverste højre hjørne.
Har du brug for at kontakte supporten, kan du læse mere i vejledningen 'Sådan kontakter du Intect Support'.
Kom godt i gang
- Opret overførsels-aftale (Valgfrit, men anbefalet)
- Opret medarbejdere
- Indtast løndata
- Opret og bogfør en lønkørsel
- Tjek underfanen Virksomhed - Priser
Opret overførselsaftale (Valgfrit, men anbefalet)
Det er helt valgfrit, om du vil oprette en overførselsaftale (OS-aftale), men vi anbefaler, at du gør det, da det er meget fordelagtigt, fordi du kan sætte betalinger til løn, pension, Feriekonto, ATP og Skat til automatisk at ske via Overførselsservice. Dette kan spare dig for en masse manuelt arbejde og gøre hverdagen meget nemmere. På den måde glemmer du heller ikke en betaling, og du undgår irriterende rykkergebyrer.
På Mastercard payment services' hjemmeside kan du oprette en OS-aftale.
Bemærk, at der kan gå op til tre uger, før aftalen er på plads. Du vil automatisk få besked, når aftalen er klar. I mellemtiden skal du foretage betalingerne manuelt.
Når oprettelsen er gennemført, skifter Intect automatisk dine betalinger til at foregå 'Via Nets', såfremt det indsatte reg. og kontonummer stemmer overens med den OS-aftale, som Intect har modtaget. Det kan du se under Virksomhed - Generelt.
Opret medarbejdere
Du kan oprette nye medarbejdere manuelt under Medarbejdere - Generelt og klikke på ikonet .
Du har også mulighed for at importere medarbejdere under Virksomhed - Opsætning - Dataimport.
Når du opretter en ny medarbejder, baserer du denne medarbejders ansættelsesvilkår på en af skabelonerne. Du vælger skabelonen under 'Ansættelsestype' (skabelon). Vi anbefaler, at du orienterer dig i de eksisterende skabeloner, og tilpasser dem eller opretter dine egne inden du opretter eller importerer medarbejdere. Læs evt. vejledningen 'Medarbejderskabeloner'.
For at hjælpe dig i gang har vi oprettet tre skabeloner med de mest almindelige typer ansættelser – fuldtid, timelønnede og direktører. Du kan frit ændre i disse skabeloner.
Du kan oprette dine egne eller redigere eksisterende skabeloner under Virksomhed - Opsætning - Skabeloner. I en skabelon kan du blandt andet angive Løncyklus, Ferietype, Anciennitetstillæg og meget andet.
Når du har lavet en eller flere skabeloner, så de passer til dine medarbejderes ansættelsesforhold, kan du enten importere medarbejdere, eller oprette dem manuelt.
Indtast løndata
I underfanen Medarbejdere - Løndata kan du lave løn til dine medarbejdere.
Klik på 'Ny linje' for at komme i gang. Der skal som minimum være en linje med lønarten 'Løn' samt et timetal (brug 160,33 for fuldtidsmedarbejdere).
Du kan nemt skifte mellem medarbejdere i listen over medarbejdere på venstre side af skærmen eller du kan bruge søgefunktionen øverst til venstre.
Opret og bogfør en lønkørsel
For at køre løn i Intect starter du med at navigere til Virksomhed - Lønkørsler.
For at oprette en ny lønkørsel klikker du på 'Opret ny lønkørsel' øverst i skemaet, eller på 'Ny' knappen i listen over globale funktioner i nederste højre hjørne. Sørg for, at perioden, du vil køre løn for, passer med perioden, du angiver i Intect. Når du klikker 'Opret', bliver lønkørslen oprettet som en kladde, og bliver først bogført, når du klikker 'Bogfør' og har indtastet dit password.
Lønkørsler indsamler automatisk løndata for virksomhedens medarbejdere. Hvis du laver ændringer i løndata, inden du har bogført, vil kladden automatisk genberegne.
Tjek underfanen Virksomhed - Priser
Underfanen Virksomhed - Priser er din mulighed for at optimere din lønkørsel endnu mere. Du kan uden problemer køre løn i Intect uden at tilvælge noget herfra, men du kan optimere din lønkørsel og eksempelvis automatisere nogle processer, som ellers ville være manuelle.
Vi anbefaler derfor, at du lige orienterer dig i denne fane.
God fornøjelse med Intect!